Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

KRISTILLINEN HAMMASLÄÄKÄRISEURA RY
Rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
(General Data Protection Regulation, GDPR)
25.5.2018

 

SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA


1.
Rekisterinpitäjä
Kristillinen hammaslääkäriseura ry
PL 36, 15151 LAHTI
Rekisterinumero: 21794292

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anniina Simola
anniina.88(at)live.fi

Sami Kääriäinen
webvastaava(at)khls.fi


3. Rekisterin nimi
KHLS jäsenrekisteri


4.
Rekisterin kuvaus
Yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään yllä jäsenluetteloa,
johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa
ylläpidetään seuran jäsenrekisterissä, johon kerätään myös muita henkilötietoja
seuran sisäisen viestinnän sekä laskutuksen mahdollistamiseksi.
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn
tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun
käyttötarkoitukseen.


KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Jäsenrekisteriin kerätään jäsenistä seuraavat henkilötiedot:
- Täydellinen nimi
- Syntymäaika
- Kotiosoite
- Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Jäsenyystiedot (jäsenmaksutiedot, jäsenyyden alku, jäsenyyden
päättyminen, jäsenyyden tila)
- Valmistusmisvuosi tai opiskelijan vuosikurssi

- Tieto siitä onko hammaslääkäri / hammaslääkäriopiskelija /
eläkeläinen


SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin kirjattavat tiedot kerätään henkilöltä itseltään pääsääntöisesti
sähköisen jäsenkaavakkeen kautta tai niitä voidaan kerätä osana yhdistyksen
tavanomaista toimintaa.

 

5. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN KÄYTTÖ
Jäsenrekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan
anonymisoituna tilastotietona (jäsenmäärän seuranta), seuran sisäisessä
viestintä/tiedottamistarkoituksessa, laskutukseen liittyvissä toimissa tai
virhetilanteiden korjaamista varten.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille jäsenrekisterin
ylläpidon toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava
rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan
yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen
mukaisesti.


Rekisteriin kirjattuja tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia,
jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on
varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen
siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa
koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös
kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä
Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa
siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu
lainmukainen peruste.


Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden
toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen
käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön
mukaisesti.

 

6. Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja muokata tietojaan jäsenrekisterissä.
Rekisterinpitäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.


7.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen
jäsen. Jäsenrekisteristä poistetaan jäsenet, jotka yhdistyksen hallitus on erottanut
tai jäsenet, jotka itse ilmoittavat jäsenyytensä päättymisestä.


8.
Rekisterin suojauksen periaatteet

MANUAALINEN AINEISTO
Mahdollisista paperisista jäsenhakulomakkeista siirretään tiedot sähköiseen
jäsenrekisteriin ja paperit tuhotaan.
Jäsenrekisterin jäsenluettelo on tarvittaessa yhdistyksen johtokunnan käytössä
tulostettuna. Jäsenluettelon haltija huolehtii, ettei luettelo päädy sivullisten
käsiin.


SÄHKÖINEN AINEISTO
Rekisteriä ylläpidetään salasanalla suojatussa Excel-tiedostossa, joka tallennetaan
jäsenrekisterin hoitajan tietokoneelle. Rekisteritiedosto on tarvittaessa
johtokunnan käytössä. Tiedostoa ei jaeta johtokunnan sisällä suojaamattoman
yhteyden yli eikä ulkopuolisille lainkaan. Sähköisen jäsenrekisteritiedoston haltija
huolehtii, ettei jäsenrekisteritiedosto päädy sivullisten käsiin.


9.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle
valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion
valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee,
mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti.


10.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön
muuttuessa.

 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.9.2018.